Custodia de documentos en Navarra

Al preparar la custodia es habitual encontrar cajas que ya no hay obligación de conservar. Sepáralas antes de la recogida o indícalo en la solicitud: no tiene sentido pagar por guardar lo que se puede eliminar, y te informaremos de las opciones de destrucción confidencial que se pueden coordinar en la misma operación.

El precio depende del número de cajas, de la duración, de la frecuencia de consultas y de la recogida inicial (planta, acceso y localidad). Preparamos presupuesto a medida a partir de esos datos para que sepas qué incluye cada concepto.

Un archivo en custodia es tan útil como su inventario. Antes de embalar, decide con qué criterio vas a buscar después: por ejercicio, por cliente, por departamento o por tipo de documento. Lo importante es que cada caja responda a un único criterio y no mezcle, por ejemplo, facturas de dos años distintos.

Para cada caja conviene anotar el número, el contenido general, el rango de fechas y la fecha a partir de la cual podrá destruirse. Ese último dato es el que más se olvida y el que más ahorra: permite saber de un vistazo qué cajas pueden salir de custodia cada año. Una hoja de cálculo sencilla basta, siempre que la mantenga actualizada una persona concreta de la empresa.

Si las estanterías de archivo van a quedar vacías y quieres recuperar la sala, el mismo equipo puede desmontarlas; tienes más información en montaje y desmontaje de mobiliario⁠.

Cuando una caja alcanza su fecha de fin de conservación, la decisión de destruirla la toma siempre la empresa, no quien la custodia. Lo recomendable es que esa decisión quede por escrito: qué cajas, con qué contenido general y en qué fecha se autoriza su eliminación.

La destrucción de documentos con datos personales debe hacerse de forma confidencial, de manera que no puedan reconstruirse. Si al preparar la custodia ya tienes cajas en esa situación, indícalo y se coordina su eliminación en la misma operación de recogida, para no pagar por guardar lo que vas a eliminar. Conserva la constancia escrita de lo destruido junto con tu registro de actividades de tratamiento.

El más frecuente es enviar a custodia cajas sin revisar. Se paga por guardar documentación que ya podía eliminarse y, cuando llega una consulta, nadie sabe qué contiene cada caja. Dedica un tiempo a separar lo caducado y a completar la ficha de cada caja antes de la recogida.

Otro error es mezclar en una misma caja criterios distintos, como documentos de varios clientes y ejercicios, lo que obliga a pedir varias cajas para una sola consulta. También da problemas no designar a nadie responsable del inventario: con el tiempo la lista deja de coincidir con lo que realmente está guardado.

Por último, no olvides revisar con tu asesoría los plazos de conservación de tu actividad concreta. Los plazos generales sirven como referencia, pero algunos sectores, como el sanitario o el de determinadas actividades reguladas, pueden tener obligaciones propias.